Opening of the Electronic Shareholders' Register

El Registro de Accionistas es mandatario para todas las empresas y sociedades del tipo Sociedad por Acciones (SpA) y Sociedades Anónimas cerradas (SA) que se hayan constituido mediante la plataforma Empresa en un Día (Ley 20.659). 

Si tienes una SpA o una SA, ten en cuenta que debes llevar a cabo un proceso adicional en la plataforma de Registro de Empresas y Sociedades, especialmente cuando necesites realizar modificaciones en sus estatutos (modificación de escritura).

La Apertura del Libro de Accionistas Electrónico representa un avance significativo para las sociedades en Chile, proporcionando un método más eficiente y seguro para el manejo de registros accionarios. 

This service is essential not only to comply with current legal provisions, but also to improve corporate governance and transparency.

What is the Electronic Shareholders' Book?

El Libro de Accionistas Electrónico (LAE) es una herramienta digital que permite a las sociedades creadas mediante Empresa en un día mantener un registro actualizado de todos sus accionistas, así como de las acciones que cada uno posee. 

Este libro electrónico es reconocido por la legislación chilena como un equivalente válido al tradicional libro de accionistas en papel, con la ventaja de ser más accesible y menos susceptible a daños o pérdidas.

Benefits of Opening the Electronic Shareholders' Book

Improved Security: Electronic records reduce the risk of manipulation and loss of information.

Real-Time Access: Allows quick access at any time to updated information.

Administrative Efficiency: Minimizes the need for physical document handling, optimizing administrative processes.

Implementation of the Service for Opening the Electronic Shareholders' Book

Opening Process

Company Registration: The company must be registered and compliant with the «Empresa en un Día» platform.

Opening Request: It is carried out through the Empresa en un día platform, where you must fill in the required data and attach the necessary documents.

Verification and Approval: The system verifies the information and, once approved, proceeds with the opening of the LAE.

Implications of not Complying with the Electronic Shareholders' Register

Legal Responsibilities

The law clearly establishes the consequences for the administrators and the general manager of a company that does not keep the Electronic Shareholders' Register updated. 

According to current regulations:

“Los administradores y el gerente general de la sociedad serán solidariamente responsables de los perjuicios que causaren a accionistas y a terceros con ocasión de la falta de fidelidad o vigencia de las informaciones contenidas en el registro a que se refiere este artículo.“

Esto significa que, en caso de que las informaciones del registro no estén actualizadas o sean inexactas, y esto cause daños a los accionistas o a terceras personas, tanto los administradores como el gerente general podrían enfrentar responsabilidades legales conjuntas, lo que implica posibles compensaciones económicas significativas y daños reputacionales.

Mandatory Requirement in Corporate Amendments

Si tu empresa es una Sociedad por Acciones (SpA) o una Sociedad Anónima cerrada (SA) y estás planeando realizar modificaciones en la estructura corporativa, como cambios en los estatutos o ajustes en la composición accionarial, es mandatorio cumplir con el registro actualizado de accionistas. 

Este requisito no solo es un mandato legal, sino que asegura la transparencia y la legitimidad de los procedimientos internos ante los entes reguladores y fortalece la confianza entre los involucrados en la sociedad.

Process for Opening the Electronic Shareholders' Register

To start the process of opening the shareholders' register, the manager or administrators designated in the company's bylaws must:

• Log in with Clave Única: Access the system by clicking the link «inicia con clave única».

• Navigation: Follow the path ‘first step > shareholder registration > opening of register’.

• Cutoff Date: Ensure including shareholders in force as of February 1, 2023.

This process is crucial to maintain the validity of operations within the legal framework and ensures that the company can continue performing other acts in the Companies and Corporations Registry.

Manager or Administrator Registration

Para las SpA y las SA sin un gerente o administrador designado, es necesario registrar a uno a través del Registro de Poderes que se encuentra disponible en el sitio web del Registro de Empresas y Sociedades (Tu empresa en un día).

Consequences of Inaction

Es importante destacar que la falta de cumplimiento con este requerimiento legal impedirá que la sociedad realice futuras gestiones en el Registro de Empresas y Sociedades, lo que podría resultar en serias limitaciones operativas para la empresa.

Conclusions

La adopción del Libro de Accionistas Electrónico es más que una necesidad legal; es una oportunidad para las empresas chilenas de mejorar su eficiencia, seguridad y transparencia en la gestión de sus accionistas. 

At Iberocapital, we are committed to helping your company in the transition to full and efficient digital management. 

We can assist you in the implementation and management of the Electronic Shareholders' Register and ensure compliance and optimization of corporate processes.